流程管理的目的和意义

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流程管理的目的和意义,很多企业会进行流程管理,来维持公司的运转秩序,但也会存在着各种问题,接下里我们一起来了解一下流程管理的目的和意义是什么,还有哪些在管理上还需改善进步的地方,希望能给到大家不同的想法。

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企业流程管理的目的

① 无法维持正常的运转秩序的时候,高层觉得整个管理体系失控了,或者乱成一团。想要去解决这些问题总是找不到有效的办法,一个问题刚解决,别外一个问题又出现了。

② 企业能够维持正常运转,但营运的效率满足不了竞争的要求:如成本太高,反应速度太慢,应变能力差等;

流程管理最擅长解决上述两个问题,因为流程关注顾客需求,关注整体与最终产出,关注的活动间的衔接,关注部门间的协同。流程管理的目标就是要就是实现整体顺畅,受控与绩效最优。

当企业陷于经营混乱中,企业不能够提出系统有效的解决方案,实行头疼医头、救火式的管理模式,问题此起彼伏,得不到根本的解决。这就反应了企业的流程管理出了问题,微观上企业流程管理的目的也是为了解决上述问题。

流程管理的目的和意义

企业流程管理的目标:系统的变革与改进

在企业工作的同事都有切身的感受,点的改进是比较容易的,公司整体的改进就非法困难。

很多企业导入ISO9000,TQM,6西格玛,PDCA管理环,绩效管理,这些管理工具的引入对于企业的管理起到了很大的促进作用。很多员工在企业教导之下养成了分析与改善的习惯,在制造企业可以看到质量改善(QC)小组非常普及。

同时职业经理人出于为公司创造价值同时提升个人能力的需求,不断地在本岗位推陈出新,力争工作中产出亮点,创造与众不同的个人贡献。

在企业进行流程管理改善时要注意,该流程制度的改善是否能够体现在公司整体绩效上(可以从BSC的财务,过程,学习,顾客四维度评估)。

除此之外还要思考,这种流程改进的方式是否足够,高层管理者/股东是否满意,是否能够满足竞争的需求。

有的企业每年度管理改善都进展的不错,可就是可能不到具体的好处,依然不能满足企业竞争的`需要。其实原因就在于上述的改善是局部的,是孤立的,甚至是单点的。

局部之和不等于整体,局部最优不等于整体最优。如果改善的不是瓶颈,不是关键环节,可能系统根本没有改善或者改善不明显。有时局部的优化由于缺乏系统性,可能破坏了原有系统的和协度,改善的结果反而导致系统绩效的下降。

从流程视角来看待这个问题就是做流程优化,出发点就是追求公司整体绩效的改善,找到关键流程,确保投资回报。流程优化是分层,首先要从端到端的大流程着眼,再从端到端流程的关键子流程入手。

由于有端到端的流程视角,流程优化的前提就保证了它不会失去整体。

端到端流程的划分是可大可小的,但由于他非常关注顾客端,所以能够保证有最终的效果。

一个企业的整体运作系统可以看成一个端到端,从顾客/市场需求端到顾客满意端,相当于公司的整个价值链,这个端到端流程如果有改善,就直接体现在公司整体绩效的改进。

同样供应链管理流程关注从供应商端到顾客端,它的改善会直接体现在为顾客提供产品的速度,质量,成本以及服务水平上。

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以下四方面的价值意义:

一、建立关系,呈现逻辑

流程可以把个人的优秀变成多人的优秀,再向组织能力的转变。

也就是实现个人能力向组织能力的转变,即个人工作习惯服从组织管理流程。如果企业每一业务都在寻找个人英雄,一旦所谓的“能人”走了或者企业做大了,相应的工作就会受到影响。优秀的企业靠流程,只要流程在,核心竞争力就不会消失。

一般来讲,企业的流程主要涉及三个方面:

差旅流程

出差一般就是衣、食、住、行、保健、工作等内容,准备工作就要从这几个方面考虑,比如车票、身份证、钱、以及工作需要的笔记本、U盘、照相机等。经常出差的人,如果能事先准备一套“差旅流程”,出差前都按照这套流程进行准备,就不会遗忘重要物品。

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会议流程

会议是企业经营管理离不开的活动,年终表彰大会、业务洽谈会、工作汇报会等。

制作一套完整的“会议流程”,即使是新上任的主管,凭借这套流程,也能做好会议筹备、组织、召开工作。

流程的魅力就在于把1个人的优秀变成100个,乃至10000个人的优秀,最终形成的结果是:一个人的经验,大众受用,一时制定,永久得益。

标准化作业流程

在实际工作中,同样可以用到标准化作业流程,使得企业的生产经营都能够如期进行。

【案例】

某建材集团董事长,聘请了一位特别有经验的厂长。厂长患有糖尿病、高血压和冠心病,经常因病请假。董事长给厂长配了一位秘书。秘书忠诚度和文化水平都比较高,也有一定管理经验。

秘书负责把厂长说过的话和做过的事情都记录下来,之后再整理出来,一年后整理成一套流程。后来,厂长生病不能工作,但是建材集团始终按照该厂长的那套流程在顺利地运行。

案例中所体现的就是SOP(Standard Operating Procedure),即标准作业流程,厂长一个人的优秀,变成了建材集团永远的财富。

二、细分工作,明确职责

也就是分工合作,明确权责,解放管理者。

明确权责

权责是指权力和责任,不同部门的管理者要明确自己的权责,要有强烈的责任心。

曾经,某地区一条街道需要由原来的20米宽扩建成60米宽。扩建以后,交警按照交通规则在路上画好了车道和箭头,原来路边的电线杆就在路中间。一天傍晚,一个人开着崭新的宝马车撞到了电线杆上,结果车毁、人重伤。

事故以后,副市长、副县长带着城建、公安、电力、电信等有关部门到现场,把老百姓反映的不合理的电线杆移走了。

从案例中可见,城建部门觉得只要修好路,就没有必要提醒电力、电信和公安部门;公安部门认为只要修好路、画好车道就可以;电力部门觉得没有接到移走电线杆的通知,就不需要做什么;电信部门觉得没有接到任何通知,也不需要做什么。

所有问题都在出了事故以后才得到解决,实际上就是由于各部门的权责不够明确,使政府流程出现问题,最终造成了不可预想的后果。

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解放管理者

实现流程化管理,企业可以把常规的、重复的、固定的职能固化,这样管理者将会有更多时间做其它事情。

很多企业,在员工较少的时候,工作进行得比较顺利,当员工和部门增多以后,要协调完成一件事情,就会变得非常困难。在这种情况下,一些领导把20%的精力用在经营发展上,把80%的精力用在处理协调、请示、上报等日常事务上,最终导致企业效率低下。

有一个老板,出差一个星期回到公司后,桌子放了一沓需要签字的文件,他看都不看,练书法一样完成了签字。有人问为什么可以直接签字,老板说只要看到财务总监签字,他就签字;财务总监说只要看财务科长签了字,她就签字;

科长说只要看见出纳审了单子并签了字,他就签字。这样,一份文件上签了六、七个名字,而这个老板,用了两个小时签完所有的字。

三、精简工作,提高效率

精简工作中的繁琐环节,加快工作、业务流转速度,提高工作、业务效率,比如:

消除扯皮现象

在经营管理过程中,因缺乏流程,导致扯皮的现象时有发生。

比如小王报销差旅费时,找经理签字,经理说需要财务先审核票据,小王去找财务,财务说需要经理先确认是否该报销。在编制投标文件时,市场说需要采购报价,采购说需要工程报价,工程说凡是钱的事都是财务说了算。

消除重复劳动

在经营管理中,经常因流程不清晰,导致工作重复进行。

比如,每次出差都想着带的东西,每次开会都需构思会议方案。在道路两边,刚埋好供电电缆,又需抛开铺设通讯光缆;

刚埋好通讯光缆,又需抛开铺设自来水管道;如此三番五次、五次三番,道路一直处于建设状态。

四、规范管理,精益生产

在生产经营过程中,员工常常会发生丢三落四的现象,如果有了工作流程,就可以帮助、提醒员工,及时完成流程中的所有环节。

一些企业文件,最终都要交给CEO甚至董事长来审批。事实上,并不是所有的文件都需要CEO、董事长审批。如果能简化这些繁杂、琐碎的工作,就能提高企业的工作效率。

所以,建立流程管理体系,工作清晰,职责明确,为顺利开展工作奠定了基础。

【总结】

在实际工作中,有了流程只是保证工作顺利开展的第一步,同时,还需要相应的管理制度、灵活的治理措施、科学的激励方案、良好的文化氛围、流程要与时俱进。只有这样,流程管理才能真正落地,才能起到效果。

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流程化管理指的是以流程为主线的一种管理方式,强调以满足顾客需求为导向来设计并组织工作,同时通过不断优化与流程再造,以保持企业的活力和竞争优势,流程是一种将输入转化为输出的相互关联和相互作用的活动。

流程管理能够提高企业的工作效率、降低成本和控制风险。

具体体现如下:

1、提高企业的工作效率。选择最便捷的工作方式进行作业,通过建立标准的工作程序,来提高企业的工作效率。

2、降低企业运营成本。减少流程中不必要的人力物力消耗,缩短流程的周期,从而降低企业的运营成本。

3、控制风险。让流程规范化、系统化,将相关流程管理推送给负责人,加强团队之间的协作性,避免流程的每个节点出现互相推诿等现象,降低风险。

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论企业流程系统性管理改善的重要性

要实现系统管理的前提是对系统能够有正确的认识。通常企业缺乏系统性管理的主要原因是看系统的视角出了问题,管理者不能正确认识系统,尤其是系统的结构及不同组成部分之间的内在联系。

长期以来,管理者看系统的视角是纵向的职能导向,追求的是专业分工,三权分立式的制衡。

管理者在分配资源与业务决策的时候,部门导向的视角缺乏一个有效平衡的原则,陷入了强势的部门获得更多的关注与支持。经常可以看到每个部门都做得很好,但公司整体绩效却不让人满意。

如果市场不是今天的善变与多变,职能导向的系统观不会有太大的问题。因为在组织架构设计的时候就把它精心设计为互相咬合,相互协作的整体。然而组织架构设计的前提不断在变,时间一长可能物是人非了。

举例来说,将公司经营目标从上到下分解到各个责任主体(部门,岗位,个人),看似完美,上下关联,目标一致。然而分解的过程中也同时把指标间的联系分割了,也同时造成了各自为阵。

每一个人都会从自身的指标出发去努力,而不再去考虑团队,其它部门,甚至是公司的目标了。

所以有人曾说过,取消对员工量化目标与工作定额。营销部门坚锐地对针强调控制成本的财务部门说,“财务是营销最大的敌人”,财务部门则针锋相对的反击:“如果不是财务事前,事中控制到位,任由销售部门乱用,公司目标利润无法实现”。

这是部门导向的系统观所无法解决的,因为它把部门间联系给割裂了,这个部门间联系就是流程!流程大都是跨部门活动流转的过程,部门是流程运转中角色的集合。

诚如哈默所说:“为顾客创造价值的是流程,而不是哪个部门”。

用流程视角去看系统管理,可以从不同层面去剖析企业的整个系统:

首先,站在行业角度,从行业价值链的角度去看更大的系统,我们可以看到企业的商业模式,看清企业利益相关者之间是如何交易的,如何做的价值交换,行业对企业要求的价值是什么,企业在行业中的价值取向/策略是什么。

其次,从公司价值链角度看系统,我们可以清晰看到公司是如何为顾客创造价值的,公司得以克敌制胜的价值链环节在哪里。

然后,从业务流程去看子系统,我们可以理解某一个业务是如果完整的被执行,这个过程价值又是怎样创造与传递的。还能够对上述三个层面进行有效的衔接。所以说,企业管理的核心是流程,流程管理目的与目标是企业有效系统的改善。

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流程管理最终目的是希望提高顾客满意度和公司的市场竞争能力并达到提高企业绩效的目的。依据企业的发展时期来决定流程改善的总体目标。在总体目标的指导下,再制定每类业务或单位流程的改善目标。

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